ΕΙΚΕ x Think Plus: Wordpress website και Members Portal για έναν θεσμικό φορέα με μέλη σε όλη την Ελλάδα

ΕΙΚΕ: Από ένα domain χωρίς site σε μια ολοκληρωμένη ψηφιακή υποδομή

Η Ένωση Ιδιωτικών ΚΤΕΟ Ελλάδος (Ε.Ι.Κ.Ε.) είναι ένας θεσμικός φορέας που εκπροσωπεί επιχειρήσεις τεχνικού ελέγχου σε όλη την Ελλάδα και απευθύνεται σε δύο διαφορετικά κοινά: το ευρύ κοινό, που αναζητά ενημέρωση, νομοθεσία και επίσημες θέσεις, και τα μέλη της, που χρειάζονται άμεση και οργανωμένη επικοινωνία με τον φορέα.

Ο φορέας κατείχε το domain του εδώ και χρόνια, αλλά δεν είχε ιστοσελίδα. Έτσι, λοιπόν η Think Plus ανέλαβε να στήσει σε WordPress τη δημόσια παρουσία της Ένωσης και, σε δεύτερη φάση, μια κλειστή υπηρεσία μελών με σύστημα αιτημάτων.

Στόχος δεν ήταν απλώς μια ιστοσελίδα. Στόχος ήταν ο φορέας να έχει επίσημο σημείο δημοσίευσης και οργανωμένη επικοινωνία με τα μέλη του, με τον έλεγχο να μένει σε εκείνον.

Η πρόκληση: Ένας φορέας χωρίς ψηφιακό σπίτι

Ένας οργανισμός με μέλη σε όλη την Ελλάδα δεν είχε πού να δημοσιεύσει δελτία τύπου ή ανακοινώσεις, ή να παρουσιάσει τη σύνθεση του Διοικητικού Συμβουλίου. Είχε προηγηθεί επικοινωνιακή δραστηριότητα σε τηλεόραση και ραδιόφωνο, χωρίς κεντρικό ψηφιακό σημείο στο οποίο να κατευθύνεται το κοινό.

Η Ένωση δεν είχε ιστοσελίδα. Ο κατάλογος των μελών βρισκόταν σε αρχεία, ταξινομημένος ανά γεωγραφικό διαμέρισμα, χωρίς δημόσια προβολή ή σύνδεση με τις επιχειρήσεις τους. Η επικοινωνία με τα μέλη γινόταν με email και τηλέφωνο, χωρίς συγκεντρωμένο ιστορικό και χωρίς τρόπο να δει το μέλος σε ποιο στάδιο βρίσκεται το αίτημά του.

Οι βασικές ανάγκες ήταν τρεις:

• Θεσμική παρουσία: ένα επίσημο σημείο για ανακοινώσεις, νομοθεσία και ενημέρωση.
• Δημόσια παρουσία των μελών: ένας εύχρηστος κατάλογος που συνδέει κάθε επιχείρηση με τον δικό της ιστότοπο.
• Οργανωμένη επικοινωνία: ένα κλειστό περιβάλλον όπου κάθε μέλος μπορεί να υποβάλλει και να παρακολουθεί τα αιτήματά του.

Τα ερωτήματα που προέκυψαν ήταν:

• Πώς οργανώνεις μια θεσμική παρουσία, ώστε η συζήτηση για το design να ξεκινά από συμφωνημένο περιεχόμενο;
• Πώς παρουσιάζεις τα μέλη με τρόπο που να είναι απλός για τον φορέα και χρήσιμος για τα ίδια τα μέλη;
• Πώς φτιάχνεις κλειστό κανάλι επικοινωνίας που να έχει ιστορικό και κατάσταση αιτημάτων;
• Πώς εξασφαλίζεις ότι μπαίνουν σε αυτό μόνο τα μέλη, χωρίς να χρειάζεται τεχνική παρέμβαση κάθε φορά που προστίθεται ένα νέο;

Η στρατηγική: Πρώτα η δομή, μετά το design

Φάση 1: Το δημόσιο site

Πριν ξεκινήσει το design, στείλαμε στον πελάτη ένα αναλυτικό action plan σε δύο φάσεις, design και development. Πρότειναμε μια δομή μενού με Αρχική, Προφίλ, Νομοθεσία, ΚΤΕΟ και Νέα. Περιείχε επίσης μια ρητή λίστα «τι περιμένουμε από εσάς»: κείμενα για την Ένωση και το Δ.Σ., νομοθεσία, χρήσιμες πληροφορίες για τον τεχνικό έλεγχο, φωτογραφικό υλικό και reference sites.

01 — Content & Site Architecture: Καθορισμός της δομής του website και του περιεχομένου που έπρεπε να συγκεντρωθεί πριν από οποιαδήποτε σχεδιαστική απόφαση.

02 — Visual Direction: Αξιοποίηση της υπάρχουσας οπτικής ταυτότητας, με διαφοροποίηση των CTA μέσω χρώματος και σχεδιασμό της παρουσίασης των μελών με βάση τη λειτουργικότητα και τη συντήρηση.

03 — Members Portal: Δύο εναλλακτικά σενάρια για την περιοχή μελών, με σαφή κριτήρια επιλογής. Η ΕΙΚΕ επέλεξε το πλήρες ticketing με ιστορικό και καταστάσεις αιτημάτων.

Έτσι, η συζήτηση για την αισθητική βασίστηκε σε συμφωνημένη δομή περιεχομένου και όχι σε προσωπικές προτιμήσεις. Το design αξιοποίησε τα χρώματα του υπάρχοντος λογοτύπου, με διαφορετική χρωματική μεταχείριση στα CTA ώστε να ξεχωρίζουν.

Για την παρουσίαση των μελών, ο αρχικός σχεδιασμός προέβλεπε χάρτη με σημεία. Προτείναμε αντί γι’ αυτό μια λίστα με clickable επωνυμίες που οδηγούν στα sites των μελών — μια λύση πιο συνεπής με την ταυτότητα και απλούστερη στη συντήρηση.

Φάση 2: Το Members Portal

Από μια φόρμα επικοινωνίας σε πλήρες ticketing

Μετά το go-live του site προέκυψε νέα ανάγκη: ένα κλειστό κανάλι επικοινωνίας, στο οποίο τα μέλη θα μπορούσαν να βλέπουν το ιστορικό και την εξέλιξη των αιτημάτων τους. Ο πελάτης το περιέγραψε ως «λύση τύπου CRM», δηλαδή ως ένα οργανωμένο εσωτερικό helpdesk και όχι μια ακόμη φόρμα επικοινωνίας.

Δύο λύσεις. Ένα ξεκάθαρο κριτήριο.

01 — Protected Area
Απλή προστατευμένη περιοχή με φόρμα επικοινωνίας.

02 — Full Ticketing
Σύστημα αιτημάτων με ιστορικό, καταστάσεις και παρακολούθηση.

Η Think Plus παρουσίασε τα δύο σενάρια μαζί με το περιεχόμενο, την κατάλληλη περίπτωση χρήσης και την εκτίμηση χρόνου. Η ΕΙΚΕ επέλεξε τη δεύτερη λύση.

Η υποδομή: Όλα μέσα στο WordPress

Η λύση υλοποιήθηκε εξ ολοκλήρου μέσα στο WordPress, με κοινό login για το Members Portal και το ticket system και κεντρική διαχείριση από τον πελάτη. Δεν χρησιμοποιήθηκε εξωτερική πλατφόρμα ή συνδρομητική υπηρεσία τρίτου.

Στο δημόσιο website

• WordPress με Avada Theme
• Responsive / mobile-first προσέγγιση
• Reusable sections και global elements
• SEO, security και performance plugins
• Contact forms με validation και spam protection
• Server και SMTP setup
• Customisation όπου το builder δεν αρκούσε: Οι περιορισμοί του Avada Builder σε custom layouts και σύνθετα responsive behaviors αντιμετωπίστηκαν με custom CSS και JavaScript overrides.

Στο Members Portal

• Κοινό login και κλειστή πρόσβαση
• Ticketing με ιστορικό και status
• Διαφορετικοί ρόλοι Member / Administrator
• Έλεγχος εγγραφής βάσει λίστας μελών
• Τεχνική τεκμηρίωση και οδηγός διαχείρισης

Όλα αυτά είχαν ως αποτέλεσμα η Ένωση Ιδιωτικών ΚΤΕΟ να περνάει πλέον από ένα domain χωρίς site σε ολοκληρωμένη ψηφιακή παρουσία. Το δημόσιο site και το κλειστό helpdesk στηρίζονται στην ίδια υποδομή και τα διαχειρίζεται η ίδια η ομάδα του φορέα. Η περιοχή μελών προστέθηκε στο υπάρχον site χωρίς ανακατασκευή, ώστε η υποδομή να έχει τη δυνατότητα να επεκταθεί.

Το κλειδί της περιοχής μελών: Ποιος επιτρέπεται να μπει;

Μια φόρμα εγγραφής παραμένει διαθέσιμη, αλλά την εγγραφή μπορεί να ολοκληρώσει μόνο όποιος είναι μέλος.

Ο χρήστης επιλέγει Help Desk και οδηγείται στην εγγραφή. Το email που δηλώνει ελέγχεται με βάση ένα αρχείο που περιλαμβάνει τη λίστα των μελών. Αν δεν βρίσκεται εκεί, η εγγραφή δεν ολοκληρώνεται και εμφανίζεται σχετικό μήνυμα. Τη λίστα την ενημερώνει ο ίδιος ο πελάτης, με οδηγό που παραδόθηκε μαζί με την υλοποίηση.

Δηλαδή, υλοποιήθηκαν δύο ρόλοι:

• Μέλος: βλέπει περιεχόμενο, κατεβάζει έγγραφα, υποβάλλει και παρακολουθεί το δικό του αίτημα και σχολιάζει μόνο σε αυτό.
• Διαχειριστής: βλέπει όλα τα αιτήματα, τα αναθέτει, παρακολουθεί την εξέλιξή τους και αλλάζει τον χαρακτηρισμό τους. Κάθε αίτημα χαρακτηρίζεται υποχρεωτικά ως εμπιστευτικό ή προς κοινοποίηση.

Ένας θεσμικός φορέας δεν χρειάζεται απλώς site. Χρειάζεται δημόσια εικόνα και οργανωμένη εξυπηρέτηση μελών, σε μια υποδομή που ελέγχει ο ίδιος.

Το αποτέλεσμα: Από την απουσία digital παρουσίας σε μια ολοκληρωμένη υποδομή

Η ΕΙΚΕ απέκτησε:

• Επίσημο digital hub για ανακοινώσεις, νομοθεσία και ενημέρωση.
• Δημόσιο κατάλογο μελών με links προς τις επιχειρήσεις τους.
• Κλειστό Members Portal με πρόσβαση μόνο στα μέλη.
• Ticketing system με ιστορικό και κατάσταση εξέλιξης κάθε αιτήματος.
• Κεντρική διαχείριση της δημόσιας παρουσίας και της περιοχής μελών μέσα από το WordPress.
• Αυτονομία στη διαχείριση της λίστας μελών, χωρίς τεχνική παρέμβαση για κάθε νέα προσθήκη.

Το αποτέλεσμα είναι ένα ψηφιακό οικοσύστημα που καλύπτει πλέον και τις δύο πλευρές της λειτουργίας της ΕΙΚΕ: δημόσια ενημέρωση προς την αγορά και οργανωμένη επικοινωνία με την κοινότητα των μελών της.